¿Trabajas para una empresa que tiene reuniones frecuentes? ¿Te has preguntado alguna vez qué se supone que debes hacer y qué se considera una conducta adecuada en estas reuniones? ¿Teme asistir a las reuniones porque teme que cometa un error que pueda poner en peligro su posición u oportunidades de ascenso ?
Por lo general, los gerentes, jefes de equipo o ejecutivos corporativos se reservan el derecho de iniciar reuniones de negocios cuando lo necesitan.
Ya sea que sean eventos programados regularmente o convocados para un propósito específico, todos los asistentes deben seguir las pautas de etiqueta de negocios adecuadas .
Líder
Antes de la reunión, es esencial tener todo organizado para que no pierda el valioso tiempo de nadie. Desea que se ejecute de la manera más suave posible y de la mejor manera posible, sin dejar tiempo para preguntas y comentarios, si es posible. La clave es mostrar respeto por todos los involucrados.
Estas son algunas pautas recomendadas:
- Tener una agenda escrita con una secuencia lógica y tiempos realistas. Si el tiempo y los recursos lo permiten, envíe copias a todos los que asistirán.
- Envíe una invitación a los posibles asistentes con tantos detalles específicos sobre la reunión como sea posible, incluida la ubicación, hora de inicio, qué traer y hora de finalización.
- Comience con un saludo amistoso y deje que todos sepan cuándo está bien hacer preguntas.
- Tenga agua en el podio o al frente de la sala y beba entre los temas o cuando alguien más está hablando.
- No es necesario que escriba su discurso al pie de la letra, pero al menos debe tener viñetas en sus notas. Si no lo hace, puede saltar de un tema a otro y perder la pista de lo que necesita decir. Esto puede hacer que pierda tiempo y deje a los asistentes preguntándose sobre el punto de la reunión.
- Tenga en cuenta el lenguaje corporal de sus asistentes. Si ve que las personas están perdiendo interés, haga una pausa y controle que no esté repitiendo información o que pase demasiado tiempo en algo que no es relevante.
- Tenga algunas anécdotas para mantener la reunión interesante. Sin embargo, evite contar chistes inapropiados que tengan incluso un atisbo de sexismo, racismo o cualquier otra cosa que pueda ofender a otros.
- Nunca robe las ideas de otras personas y llámelas suyas. Siempre dé crédito a los demás por ideas y tareas exitosas.
- Mientras está bien moverse un poco, no pase de un lado a otro por el frente de la habitación. Esto te hace parecer nervioso.
- Durante el período de preguntas y respuestas, permanezca en silencio hasta que la persona que pregunta finalice antes de responder. Si no comprende la pregunta, pídale que la repita o que la explique.
- Si alguien parece enojado u hostil, mantenga la calma y pídale a la persona que lo discuta con usted más adelante.
- Termine la reunión temprano si es posible. Es mejor que sea más corto que perder la atención de los asistentes.
Asistentes
Todos los que son llamados a la reunión deben asistir, a menos que las circunstancias no lo permitan. Si conoce la reunión con anticipación, considere tomar más tiempo con su arreglo personal para mostrar respeto por los supervisores que asistan.
Vístase apropiadamente para el nivel de negocios.
Consejos de moda reunión:
- Si se le pide que envíe un mensaje de confirmación, hágalo tan pronto como ingrese a la reunión en su calendario .
- Aparecer a tiempo . Llegue unos minutos antes si es posible.
- Verifique su teléfono celular y asegúrese de que esté en silencio o apagado. Nunca debe enviar mensajes de texto durante una reunión, a menos que el líder le solicite una persona específica.
- Si se sirven refrescos, una bebida es aceptable. Sin embargo, a menos que todos los demás estén comiendo, espere hasta que termine la reunión para tomar un refrigerio.
- Si se trata de una reunión de almuerzo, traiga su comida a la mesa y cómala tan silenciosamente como sea posible y sin llamar la atención.
- No chatee ni intercambie notas con otros asistentes. Esto es muy perturbador y puede dar la impresión de que no se toma su trabajo lo suficientemente en serio como para prestar mucha atención a lo que se está discutiendo.
- Si te llaman, responde lo más directamente posible. Cuando no sepa la respuesta, discúlpese y sea honesto. Ninguna respuesta es mejor que la incorrecta.
- Después de la reunión, agradezco al orador.
- No permanezca en la sala de reuniones más de lo necesario. Salir le hará parecer inactivo, y no quiere que el jefe piense que está usando la reunión para eludir sus deberes.
Reuniones en un restaurante
A veces se convoca a una reunión de almuerzo, y se puede llevar a cabo en un restaurante. Aunque esto está lejos de la oficina, recuerde que todavía está en el trabajo.
Consejos adicionales para reuniones para reuniones de restaurantes:
- Nunca olvides tus modales en la mesa .
- Maneje los percances de la hora de la comida con gracia y buenos modales.
- Use los utensilios adecuados . Si tiene dudas sobre qué bifurcación va con cada curso, siga a la persona que dirige la reunión.
- Si se encuentra en un restaurante buffet , sepa los modales adecuados para ayudarse a sí mismo.
- Siga las pautas adecuadas para comer alimentos con los dedos .