Importancia de una etiqueta de correo electrónico adecuada

¿Alguna vez recibió un correo electrónico que lo dejó preguntándose sobre la persona que lo envió? O peor, ¿alguna vez ha enviado un correo electrónico del que luego se arrepintió?

Estar en el extremo receptor de un mal correo electrónico puede dejarlo sacudiendo la cabeza y tratando de descubrir qué demonios estaba pensando la otra persona. Ser el que lo envió puede arruinar un día por lo demás grandioso, y puede tener repercusiones adversas más adelante.

La velocidad de desconexión de un correo electrónico lo ha convertido en el método de comunicación preferido. Ya sea que envíe un correo electrónico personal o de negocios, seguir la etiqueta adecuada es esencial para evitar la mala comunicación o los resentimientos.

Siga la regla de oro tratando al destinatario como le gustaría ser tratado. Antes de hacer clic en "enviar" en cualquier correo electrónico, tómese un minuto y dele una lectura adicional. El uso efectivo del correo electrónico puede ponerlo en una posición positiva con su supervisor e incluso puede darle una ventaja cuando llegue el momento de una promoción .

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  No asumas privacidad

  Tenga en cuenta que su empresa y su correo electrónico personal pueden no ser privados. Su empresa tiene derecho a leer todo lo que envíe desde la oficina, por lo que nunca escriba y envíe información personal o altamente confidencial del trabajo. Puede enviarse un correo electrónico personal desde su casa, por lo que no debe poner nada por escrito que pueda causar un problema si llega a la persona equivocada.

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  Manténgase alejado de los comentarios ofensivos

  Evite los comentarios ofensivos en su correo electrónico. Esto incluye comentarios racistas, sexistas o negativos sobre otra persona o compañía. Si recibe un correo electrónico ofensivo, no responda ni lo reenvíe a nadie. Nunca use el correo electrónico para decir cualquier cosa que pueda ser malinterpretada por su jefe .

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  No grites

  Recuerde que cuando escribe todo en mayúsculas, su correo electrónico aparece como gritos. Algunas personas piensan que hace que su mensaje sea más fácil de leer, pero ese no es el caso. Use una fuente que sea fácil de leer cuando se lee en mayúsculas y minúsculas.

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  Edita tus mensajes

  Edite sus correos electrónicos antes de enviarlos. Use el corrector ortográfico y revise todos los correos electrónicos comerciales para asegurarse de tener la gramática adecuada. Siempre desea presentarse como un profesional en la correspondencia. Verifique el correo electrónico personal después de que termine de escribirlo para asegurarse de que llegue a su punto deseado. Dejar caer una sola palabra puede cambiar el significado de una oración.

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  Responda con precaución

  Conozca la forma correcta de responder a los correos electrónicos que recibe. Preste mucha atención al remitente y a los demás en los campos "a" y "cc". Responda tan rápido como sea posible en lugar de dejar que su carpeta "guardada" se vuelva demasiado abarrotada.

  Evita la tentación de presionar "responder a todas" antes de mirar para ver quién está en el encabezado. Su respuesta puede confundir a otros en la lista, o puede terminar enviando información innecesaria a personas que no conoce. La única vez que debe hacer clic en "responder a todas" es si está seguro de que todos necesitan la información que está enviando.

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  Familiarízate con las herramientas de correo electrónico

  Conozca las herramientas y los tipos de correo electrónico. Esto incluye "a", "cc", "bcc" y líneas de asunto. El destinatario principal debe estar en el campo "para". Cuando necesite copiar a alguien, normalmente agregaría esa persona al campo "cc" o copia de carbón. Si alguien necesita ser copiado sin que los otros en la lista reciban su correo electrónico, use "bcc" o copia oculta. Copie solo personas que necesitan saber la información que está enviando.

  Nunca envíe correos electrónicos de cadena. Estos pueden volverse engorrosos y obstruir las casillas de correo electrónico de las personas hasta el punto de molestia . No desea convertirse en la persona que reenvía mensajes que pueden o no ser ciertos.

  Siempre debe completar el asunto de un correo electrónico relacionado con el negocio, y es preferible en el correo electrónico personal. Mantenga la línea de asunto lo más breve posible y solo tenga un tema por correo.

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  Ser breve

  La mayoría de la gente prefiere correos electrónicos breves en lugar de mensajes largos y prolijos. Si es posible, indique su punto en un par de oraciones. Para un mensaje más largo, comience con un párrafo introductorio para que las personas conozcan los conceptos básicos. Si tiene más de un tema, divida su mensaje en más de un correo, con un tema por correo electrónico.

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  Mira tu tono

  Mantenga un tono positivo en sus comunicaciones por correo electrónico. Recuerde que comentarios sarcásticos pueden parecer mezquinos en lugar de divertidos. Guarde el humor sarcástico para las comunicaciones de voz para que otros puedan escuchar el tono de su voz. Esto también incluye enojo. Siempre debe evitar enviar correos electrónicos enojados, o puede arriesgarse a ofender a alguien con quien trabaja o que le importa.

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  Usa banderas de prioridad con discreción

  Si tiene una bandera de prioridad alta, solo úsela cuando sea necesario. Usarlo demasiado tendrá el efecto opuesto que desee y envíe sus correos electrónicos al final de la lista de prioridades para los destinatarios.

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  Firma con tu nombre

  No olvides firmar tus correos electrónicos. Los destinatarios pueden molestarse si tienen que desplazarse hacia arriba y descubrir quién les envió el mensaje. Si espera una respuesta por teléfono, asegúrese de incluir el número, incluso si sabe que la persona lo tiene archivado. El propósito del correo electrónico es ahorrar tiempo, y tener que detener lo que está haciendo ralentizará las cosas. Si tiene una línea de firma, manténgala actualizada con la dirección de correo electrónico y los números de teléfono correctos.