Etiqueta básica de correo electrónico

El correo electrónico es una de las principales formas en que las personas envían comunicaciones escritas ahora, y no es probable que eso cambie alguna vez. Es fácil, rápido y no requiere un sello.

Atrás quedaron los días en que tienes que esperar una semana o más para recibir una carta o respuesta por correo. No es necesario realizar ejecuciones de emergencia a la oficina de correos para pesar sus sobres y recoger suficientes sellos para las facturas y las cartas. De hecho, muchas personas nunca han enviado un sobre ni han enviado una carta a través de la Oficina postal de los Estados Unidos.

El correo electrónico se ha convertido en una de las formas más fáciles y rápidas de comunicarse tanto personalmente como en los negocios. Esto se ha convertido en un fenómeno tal que el siempre confiable Servicio Postal de los Estados Unidos está luchando por encontrar formas de mantenerse en el negocio.

No sorprende que la etiqueta del correo electrónico , a menudo denominada Netiquette, sea ​​un tema candente para la cultura actual. Los correos electrónicos son enviados diariamente por una amplia sección de la población estadounidense. La mayoría de las empresas usan el correo electrónico para comunicarse con los empleados a lo largo del día. Casi todos los hogares tienen al menos una computadora con acceso a Internet y dentro de esos hogares hay madres, padres, niños, adolescentes e incluso abuelos, y todos o la mayoría de ellos reciben y envían correos electrónicos.

Vivimos en un microondas, una sociedad impulsada por Internet, y nadie quiere tomarse el tiempo para escribir una carta a mano, a pesar de que es mucho más íntima y personal. Todavía hay muchas circunstancias en las que el correo electrónico funciona mejor que el correo postal.

A continuación, le presentamos algunos consejos y recomendaciones que debe tener en cuenta cuando redacte notas de correo electrónico.

1. Preparar. Antes de comenzar a escribir un correo electrónico, ya sea una nota inicial o una respuesta, debe preguntarse qué es lo que le gustaría comunicar. En resumen, ¿cuál es tu propósito para escribir? Una vez que lo sepa, puede leer el correo electrónico completo antes de enviarlo para asegurarse de que ha logrado su objetivo. Si hace la calificación, entonces envíela; si el texto es confuso, áspero o poco claro, entonces quizás deba comenzar de nuevo.

1. Comunicar. Recuerde que se está comunicando con una persona real que recibirá este correo. Con eso en mente, debe dirigirse a la persona por su nombre y ser respetuoso. Si se trata de una respuesta a un correo electrónico recibido, debe tomarse el tiempo para abordar cualquier pregunta o solicitud al principio de la nota.
2. Respirar. Todos hemos sido culpables en algún momento de perder la compostura. Si recibes un correo electrónico que te enoja o te molesta, no respondas en especie. Tome la carretera principal y responda solo para acusar recibo o tómese un tiempo antes de responder para que pueda calmarse y responder con un mensaje bien pensado. Nunca desea responder a un correo electrónico (o cualquier otra forma de comunicación) enojado. Cuando estamos enojados, tendemos a decir (o escribir) cosas que no queremos decir o que no necesitamos decir. Recuerde que una vez que se envía su correo electrónico, estará disponible para siempre.
3. Se transparente. Su asunto debe ser una verdadera representación de por qué se está contactando con el destinatario. Use frases que se relacionen con el tema del correo. Esto es cierto ya sea que esté redactando un correo electrónico comercial o personal. Por ejemplo, si le escribe un correo electrónico a su madre acerca de su visita la próxima semana, su asunto debe ser algo así como "Su visita".

1. Investigación. Si envía un correo electrónico a un socio comercial, es apropiado que use su apellido y título. Haga la investigación y diríjase al destinatario correctamente. El presidente de la compañía podría ser el Sr. Taylor o el presidente Taylor.
2. Corrector ortográfico. El uso del corrector ortográfico es importante cuando se comunica por escrito. Cuando envía una nota llena de errores, comunica que está descuidado o que no presta atención a los detalles. Intente ejecutar siempre el corrector ortográfico o use un programa que corrige automáticamente. Y luego vuelva a leerlo para asegurarse de que las palabras que desea utilizar no se corregieron automáticamente a algo diferente.
3. Corregir. Debe tomar los pocos segundos o minutos adicionales que sean necesarios para hacer una revisión rápida de cualquier correo electrónico que planee enviar. Tómese este tiempo para editar cualquier oración incómoda o colocar los signos de puntuación que faltan.

1. Esté atento al tono. En ocasiones, un correo electrónico puede diferir del que usted deseaba. El tono de su correo electrónico es muy importante y es tan importante como su mensaje. Como se trata de una comunicación escrita, debes asegurarte de que tu tono sea agradable y de que sea una representación fiel de lo que quieres decir. Recuerde que su destinatario no puede escuchar la risa en su voz o ver la sonrisa en su rostro. A menos que quiera prefabricar todo lo que escribe, debe evitar cualquier lenguaje en el correo electrónico que pueda ser malinterpretado de alguna manera.
2. Se breve y dulce. Trate de no escribir una novela cuando envíe un correo electrónico. La mayoría de la gente realmente no quiere leer tanto en un correo electrónico. Si el correo electrónico es necesariamente extenso, intente ayudar al destinatario resaltando los conceptos clave, usando viñetas o resumiendo el tema en el párrafo inicial.
3. Comunicarse bien. No quiere confundir a su lector, así que tómese el tiempo para ser claro y conciso en su redacción. Si envía un correo electrónico a un amigo, puede ser más informal en su estilo de escritura. Sin embargo, si se trata de una comunicación comercial , use la gramática adecuada y evite el uso de símbolos o emojis que lo hagan parecer menos profesional.

La comunicación por correo electrónico es muy popular. Tómese el tiempo para comprometerse con la regla de oro, y usted hará un gran esfuerzo para convertirse en un experto en netiquetas pulidas.

Editado por Debby Mayne