Una lista de verificación rápida de cuánto tiempo para guardar documentos + qué triturar
El papel es un problema, y administrar un sistema de archivo doméstico puede ser un lastre, pero algunos documentos realmente necesitan colgarse porque nunca sabes cuándo los necesitarás. Aquí hay un manual sobre cuánto tiempo debe conservar los documentos y, cuando haya terminado con ellos, cuáles necesita destruir. Esto debería servir como una guía de referencia rápida para crear y mantener un sistema de archivo hogareño viable.
Primero, piense en reducir la cantidad de papel que recibe y terminará teniendo que triturar o archivar menos.
Esto significa deshacerse del correo no deseado, registrarse para recibir facturas electrónicas y no aceptar folletos, cupones que nunca usará u otros epímeros en los que sienta que necesita aferrarse cuando sepa que realmente no lo hace.
Si realmente estás luchando con el desorden de papel hasta el punto en que sientes que puedes acapararlo, ponte en contacto con un profesional que pueda guiarte en el proceso de desorden.
El segundo paso es asegurarse de tener un buen sistema de gestión de correo . Cuanto más eficientemente maneje el correo que ingresa, menos tendrá que hacer una gran sesión de archivo / trituración / reciclaje.
Configurar un sistema de archivo electrónico
Deshacerse de su presentación en papel mediante la configuración de un sistema de archivo electrónico le ahorrará espacio y eliminará el desorden de papel. Esa es una victoria. Hoy en día, el sistema de archivo electrónico tiene mucho sentido. Para comenzar, necesita un escáner y un lugar para almacenar sus archivos, un sistema de carpetas en una computadora o en la nube, y un disco duro externo.
Configure carpetas generales para diferentes tipos de documentos (ejemplos: hogar, impuestos, auto, certificados de nacimiento, etc.) No necesita ser demasiado preciso con el almacenamiento de documentos, ya que se puede buscar en los sistemas de archivo electrónico.
Luego, escanee cada documento y guárdelo en una carpeta según los contenidos.
Mantener copias de documentos importantes
Para sus documentos súper importantes, los expertos aconsejan guardar copias.
Eso puede significar mantener una copia en su almacenamiento en la nube y otra en un disco duro. También podría significar mantener una copia en su presentación electrónica y una copia impresa en una caja fuerte a prueba de fuego.
Almacene estos documentos para siempre
Estos documentos deben almacenarse para siempre:
Registros académicos : Diplomas, transcripciones y cualquier trabajo de cartera que pueda usarse en el futuro cuando solicite un trabajo.
Papeles de adopción
Certificados bautismales
Certificados de nacimiento
Certificados de defunción : puede ser necesario a efectos fiscales.
Licencias de conducir
Registros de empleo : cualquier cláusula, acuerdo, expediente disciplinario y revisión del desempeño.
Certificados de matrimonio
Registros médicos
Registros militares
Pasaportes
Registros de retiro y pensión
Tarjetas de Seguridad Social
Testamentos
Ahorre por un período de tiempo más corto
Estos documentos se pueden tocar con la frecuencia mensual o semanal:
Estados de Cuenta Bancarios - 1 mes
Facturas : 1 año para todo lo relacionado con impuestos o garantías, todas las demás facturas deben desglosarse tan pronto como se hayan pagado.
Facturas de tarjeta de crédito : triture inmediatamente cuando se pague.
Recibos de mejoras en el hogar : conservar hasta que se venda la casa.
Registros de inversión : 7 años después de que haya cerrado la cuenta o vendido el valor.
Arrendamientos : manténgalos hasta que se haya mudado y haya recibido su depósito del propietario.
Cheques de pago / talones de pago : 1 año hasta que reciba su W-2
Recibos de ventas : conservar durante la vigencia de la garantía. Obviamente, esto se aplica solo a compras importantes, como electrodomésticos y productos electrónicos. Por lo general, guardo los recibos de cosas como comestibles y ropa solo mientras sepa que no voy a necesitar el recibo de la devolución.
Documentos impositivos : 7 años, incluida su presentación y todos los documentos adjuntos, como formularios W-2 y recibos.
Registros de vehículos : consérvelo hasta que se venda el barco, el automóvil o la motocicleta.
Cómo deshacerse de los documentos
Triturar documentos es la principal forma de protegerse contra el robo de identidad. (Lea mi entrevista con el experto en seguridad Jay Foley sobre Cómo protegerse del robo de identidad). ¿Te preguntas qué triturar? La regla general es cualquier cosa con la siguiente información se debe triturar: números de cuenta, fechas de nacimiento, nombres de soltera, contraseñas y pines, firmas y números de la seguridad social.
De nuevo, esos son no-brainers.
Estos son los conceptos básicos:
Si los documentos aún están "activos", es decir, debe retenerlos como referencia y establecer un sistema simple de presentación en el hogar. Esto significa archivar documentos por tema y luego triturarlos una vez que ya no estén en uso.
Qué documentos triturar
Si ya ha terminado con estos documentos y ya no los necesita, aquí tiene qué triturar (todo lo demás, como el papeleo, puede reciclar).
Recibos de cajero automático
Estados de cuenta bancarios
Copias de certificado de nacimiento
Cheques cancelados y anulados
Cuentas de tarjeta de crédito
Informes de crédito
Licencias de conducir (vencidas)
Documentos de trabajo que tienen alguna identificación
Pasaportes y visas vencidos
Número de cuenta de inversiones
Documentos legales
Transacciones de inversión, acciones y propiedades
Artículos con una firma (alquileres, contratos, cartas)
Etiquetas de equipaje
Registros médicos y dentales
Papeles con un número de Seguridad Social
Contraseñas o números PIN
Talones de pago
Aplicaciones de tarjeta de crédito preaprobadas
Recibos con números de cuentas de cheques, números de tarjetas de crédito o cualquier otra información de identificación
Formularios de impuesto
Transcripciones con información de identificación sobre ellas
Itinerarios de viaje
Billetes de avión usados
Facturas de servicios públicos (teléfono, gas, electricidad, agua, televisión por cable, Internet)
Asegúrese de tener un sistema flexible de archivo configurado para mantener estos documentos bajo control y tritúrelos cuando ya no sean necesarios.
Todo lo que planee mantener necesita acción, organización y archivo. Me gusta el sistema de archivo de mi casa.