Cuánto tiempo para guardar los documentos y qué triturar

Una lista de verificación rápida de cuánto tiempo para guardar documentos + qué triturar

El papel es un problema, y administrar un sistema de archivo doméstico puede ser un lastre, pero algunos documentos realmente necesitan colgarse porque nunca sabes cuándo los necesitarás. Aquí hay un manual sobre cuánto tiempo debe conservar los documentos y, cuando haya terminado con ellos, cuáles necesita destruir. Esto debería servir como una guía de referencia rápida para crear y mantener un sistema de archivo hogareño viable.

Primero, piense en reducir la cantidad de papel que recibe y terminará teniendo que triturar o archivar menos.

Esto significa deshacerse del correo no deseado, registrarse para recibir facturas electrónicas y no aceptar folletos, cupones que nunca usará u otros epímeros en los que sienta que necesita aferrarse cuando sepa que realmente no lo hace.

Si realmente estás luchando con el desorden de papel hasta el punto en que sientes que puedes acapararlo, ponte en contacto con un profesional que pueda guiarte en el proceso de desorden.

El segundo paso es asegurarse de tener un buen sistema de gestión de correo . Cuanto más eficientemente maneje el correo que ingresa, menos tendrá que hacer una gran sesión de archivo / trituración / reciclaje.

Configurar un sistema de archivo electrónico

Deshacerse de su presentación en papel mediante la configuración de un sistema de archivo electrónico le ahorrará espacio y eliminará el desorden de papel. Esa es una victoria. Hoy en día, el sistema de archivo electrónico tiene mucho sentido. Para comenzar, necesita un escáner y un lugar para almacenar sus archivos, un sistema de carpetas en una computadora o en la nube, y un disco duro externo.

Configure carpetas generales para diferentes tipos de documentos (ejemplos: hogar, impuestos, auto, certificados de nacimiento, etc.) No necesita ser demasiado preciso con el almacenamiento de documentos, ya que se puede buscar en los sistemas de archivo electrónico.

Luego, escanee cada documento y guárdelo en una carpeta según los contenidos.

Mantener copias de documentos importantes

Para sus documentos súper importantes, los expertos aconsejan guardar copias.

Eso puede significar mantener una copia en su almacenamiento en la nube y otra en un disco duro. También podría significar mantener una copia en su presentación electrónica y una copia impresa en una caja fuerte a prueba de fuego.

Almacene estos documentos para siempre

Estos documentos deben almacenarse para siempre:

Ahorre por un período de tiempo más corto

Estos documentos se pueden tocar con la frecuencia mensual o semanal:

Cómo deshacerse de los documentos

Triturar documentos es la principal forma de protegerse contra el robo de identidad. (Lea mi entrevista con el experto en seguridad Jay Foley sobre Cómo protegerse del robo de identidad). ¿Te preguntas qué triturar? La regla general es cualquier cosa con la siguiente información se debe triturar: números de cuenta, fechas de nacimiento, nombres de soltera, contraseñas y pines, firmas y números de la seguridad social.

De nuevo, esos son no-brainers.

Estos son los conceptos básicos:

Si los documentos aún están "activos", es decir, debe retenerlos como referencia y establecer un sistema simple de presentación en el hogar. Esto significa archivar documentos por tema y luego triturarlos una vez que ya no estén en uso.

Qué documentos triturar

Si ya ha terminado con estos documentos y ya no los necesita, aquí tiene qué triturar (todo lo demás, como el papeleo, puede reciclar).

Asegúrese de tener un sistema flexible de archivo configurado para mantener estos documentos bajo control y tritúrelos cuando ya no sean necesarios.

Todo lo que planee mantener necesita acción, organización y archivo. Me gusta el sistema de archivo de mi casa.