Cómo organizar un sistema de archivos para el hogar en 7 pasos

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Cómo configurar un sistema de almacenamiento y archivo en papel que funcione para usted para siempre

La lucha es real: la gestión de los papeles y el desorden de papel son los pits. Por eso es crucial establecer un sistema de archivo hogareño fácil y factible que realmente utilizará. Hoy, eso es lo que vamos a hacer, juntos.

Gol

Aprenda cómo configurar un sistema de archivo para el hogar que realmente usará por el resto de su vida. Tiene que ser flexible para adaptarse a los cambios en el estilo de vida, y debe ser simple para que puedas mantenerlo.

Lo que necesitarás

• Archivador o archivador
• Colgar carpetas de archivos (me gustan estos colores que se muestran en la foto)
• Soporte de archivo de escritorio
• Desfibradora
• Tacho de reciclaje
• Carpetas de archivos
• Rotulador o pluma

Sincronización

Este es un proyecto de fin de semana. No recomendamos comenzar esto una semana después de un largo día de trabajo / escuela, etc. Empiece este sábado o domingo por la mañana armado con una taza de café o té, y una actitud de "hagamos esto".

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Reúna todos sus documentos en un solo lugar

El primer paso para configurar un sistema de archivo de inicio es agrupar todos sus archivos y documentos en el mismo espacio para que pueda ordenar, reciclar y triturar. Tener todo en un solo lugar tiene las siguientes ventajas:

1. Te mantendrá enfocado en la tarea que tienes entre manos. Cuando intentas realice una tarea que no le entusiasme (como archivarla), cualquier excusa para deambular y comenzar otro proyecto nuevo. Si tiene todos sus suministros (enumerados aquí) y todos sus documentos en un solo lugar, realmente no tiene excusa sino para cavar.
2. Serás más completo. Hacer un barrido de su casa por adelantado significa que no tendrá que repetir la tarea dentro de unas semanas cuando encuentre una pila olvidada de papeles en el cuarto de lavado.

Algunos lugares para buscar documentos (que no sean los cajones de su escritorio obvio, archivadores y montón de correo):

1. La sala de estar. Los documentos tienden a acumularse en la sala de estar porque a menudo no tenemos una idea de qué hacer con ellos. Esta es la razón por la que siempre debe poner documentos que aún no está seguro de qué hacer en mi buzón de correo.
2. Bolsas . Mochilas, bolsas de trabajo, bolsos de mano, bolsos de gimnasia y maletas.
3. La cocina. Las pilas de papel tienen una forma de terminar en la cocina. Esto se debe a que la cocina suele ser el primer lugar al que nos dirigimos cuando entramos por la puerta.

Por lo tanto, reúna todos sus documentos y luego ...

Elija un buen lugar con una superficie dura en la que puede crear 5 pilas. Esta puede ser la mesa de la cocina, la cama de la habitación de invitados o su escritorio si es lo suficientemente grande. Si no tienes una superficie lo suficientemente grande, el piso también funciona.

Si tiene tantos papeles que sus pilas pueden volcarse, utilice recipientes o incluso cajas de cartón. Rotúlelos para mantenerlos separados y para evitar errores, como por ejemplo arrojar accidentalmente las declaraciones de impuestos del año pasado a la casilla "reciclar".

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Separe sus documentos en cinco categorías

Ahora es el momento de ponerse a trabajar. Tendrás que tocar cada papel y tomar una decisión al respecto.

Regla: debe tomar una decisión sobre cada hoja de papel. Va a entrar en una de estas 5 categorías:

1. Acción: Papeles sobre los que debe tomar medidas y luego descartarlos. No confunda esto con lo que nos referimos en una categoría a continuación como "Hogar". Los documentos del hogar se archivan permanentemente, los archivos de Acción se usarán una vez y luego se descartarán.
   Ejemplos: invitaciones, multas de estacionamiento, recordatorios de citas, tareas, facturas, etc.

2. Archivo: documentos o documentos que necesita para colgar, pero no necesita hacer referencia o utilizar más de una o dos veces al año.
   Ejemplos: declaraciones de impuestos, registros médicos, registros académicos, pruebas de que participó en el servicio de jurado, escrituras, contratos de arrendamiento, contratos, etc.

3. Hogar: estos son documentos que utiliza para mantener en funcionamiento su casa (y su vida).
   Ejemplos: cupones, recetas, manuales de usuario, recibos de los impuestos de este año, documentos para viajes futuros, etc.

4. Reciclar: documentos y documentos que no pertenecen a ninguna de las categorías anteriores y no contienen información personal.
   Ejemplos: correo no deseado, hojas de trabajo de un seminario que ya no le interesa, periódicos, revistas, tareas viejas que no necesita, sobres usados, etc.

5. Triturar: Papeles y documentos que no entran en las categorías 1-3 pero sí contienen información de identificación personal.
   Ejemplo: ofertas de tarjetas de crédito, estados de cuenta bancarios anteriores, facturas, etc.

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Declutter + descartar documentos y archivos que ya no necesita

Tu pila más grande será reciclada. Recicla esos primero: el objetivo aquí es reducir la cantidad de papel con la que trabajas lo más rápido posible.

A continuación, triture las trituradoras: esto debería incluir todo lo que lo identifique más allá de su nombre y dirección.

Alternativamente, este Rodillo Guard Your ID de The Container Store tiene un precio muy razonable y es muy práctico para aquellos que están cansados ​​de tener su trituradora de mermelada. De esta forma, puede simplemente marcar su información de identificación y reciclar el correo y los documentos con información personal en lugar de triturarlos.

Ahora que has lanzado la basura, es hora de comenzar a configurar un sistema que sea:

1. Fácil de usar, así que realmente lo usarás ;
2. Lo suficientemente flexible como para acomodar los cambios de vida y los nuevos proyectos; y,
3. Asegúrelo para que cuando necesite encontrar algo rápido, lo pueda encontrar.

La belleza aquí es que puede romper aún más estas categorías dependiendo de la cantidad de papel que entra y sale de su hogar u oficina.

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Configurar un archivo de archivo para su sistema de archivos de inicio

Es bastante fácil decidir qué documentos van a su archivo de Archivo. Estos son los papeles más importantes que posee. Son una prueba de que usted y su familia existen, pagan sus impuestos, sus casas y automóviles, se graduaron de la universidad y pueden viajar fuera de su país con un pasaporte o visa. Si usted es dueño de un negocio o posee más de una propiedad, este archivo será aún más grande.

Aquí hay una lista de conceptos básicos para mantener en este archivo:

• declaraciones de impuestos
• registros médicos
• registros académicos
• prueba de que sirvió el deber de jurado
• andanzas
• arrendamientos
• contratos
• pasaportes
• tarjetas de seguridad social
• Registros de empleo
• certificados bautismales
• seguro de vida / documentos de jubilación

Almacene estos documentos en un cuadro de archivo en carpetas etiquetadas. Considere comprar una caja a prueba de fuego una vez que comience a adquirir más "cosas" para mantenerse a salvo.

Mantenga los archivos que utiliza con frecuencia (también conocido como algunas veces al año) en el frente. Resista la tentación de organizar en exceso este espacio porque si se vuelve demasiado específico, en realidad lo hace más difícil encontrar las cosas cuando realmente las necesita. En general, si está inmerso en su archivo de archivo, realmente necesita esa hoja de papel, así que hágalo lo más fácil posible.

Aquí están mis categorías:

• Académico
• Coche
• Empleo
• Financiero
• Salud
• CARNÉ DE IDENTIDAD
• Seguro
• Bienes raíces

Organícelos alfabéticamente, pero mantenga el archivo de ID por adelantado. Esto tiene cosas como su certificado de nacimiento, pasaporte, tarjeta de seguro social y certificado de bautismo. Aquí también es donde debe conservar su licencia de matrimonio.

Para almacenar estos documentos, considere una Caja de escritura de alta seguridad que, a menos de $ 50, tiene un gran valor *. Otra opción es la caja de recetas de alta seguridad. Este está diseñado para suministros médicos, pero podría contener fácilmente varios papeles que no se pueden perder.

Puede configurar su propio archivo de bricolaje, o puede usar el sistema de archivos de FileSolutions Home.

* Si pierde estos archivos, terminará pagando mucho, mucho más para obtener copias de Registradores, Secretarios de Ciudad / Pueblo, Instituciones Académicas, etc., por lo que $ 50 es una inversión inteligente que vale la pena.

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Arregle un archivo de hogar

Aquí hay una buena regla general de lo que debe almacenar en su archivo de hogar: cualquier cosa que pueda necesitar en el futuro, pero no necesita tomar medidas en este momento, eso no pertenece a su archivo de almacenamiento. Use su propio archivo de Hogares (llamado Libro de Hogares) como ejemplo para que tenga una mejor idea de qué almacenar en este archivo y qué no.

En primer lugar, en lugar de un archivador o contenedor, creé una carpeta con secciones y luego bolsillos para almacenar cosas como cupones y tarjetas de regalo. Puede usar esta carpeta y tener secciones para lo siguiente:

• Cupones / Groupons
• Tarjetas de regalo
• Documentos para próximos viajes / viajes
• Reembolsos que envié y estoy esperando recibir mi cheque de vuelta
• Recibos por artículos costosos como electrodomésticos o muebles grandes
• Tenga un bolsillo para todas sus tarjetas de recompensas
• Notas y materiales de referencia para los próximos proyectos en los que está trabajando
• Recetas*
• Recibos por impuestos
• Pólizas de seguro de coche / hogar / inquilino

Probablemente podrías escanear la mayoría de estos en una cuenta de Evernote , pero cuando los necesites tendrías que volver a imprimirlos, así que archívalos en este cuaderno y llámalo tu libro de tareas del hogar.

* Guarde un archivo por separado para las recetas que desea devolver algún día pero que no tiene.

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Configurar un archivo de acción

El archivo de Acción son los documentos sobre los que debe tomar medidas y luego descartarlos. Cualquier documento o documento que deba archivarse de forma permanente o durante un período prolongado (más de un mes), probablemente pertenezca a su archivo del Hogar.

Los archivos de acción son:

• Va a ser usado una vez y luego descartado; o,
• Archivos en los que está esperando tomar medidas.

Use una caja para guardar estos documentos, específicamente, y le recomendamos esta caja. Elige naranja porque es un color llamativo y la forma de pensar es que te hará pasar por la caja al menos una vez a la semana. Esto también puede funcionar como su In Box para ayudar a administrar el correo .

Aquí hay ejemplos de lo que debe conservar en su archivo de Acción:

Correo entrante:

• Todo lo que recibas por correo va en este archivo
• Cualquier hoja de papel que alguien te entregue o que agarres y empujas en tu bolso entra aquí

Artículos del calendario:

• Invitaciones para próximos eventos y cualquier dirección o tarjeta de respuesta que vengan con ellos
• Facturas para pagar y luego triturar o reciclar
• El permiso se desliza para firmar
• Recordatorios de citas

Artículos a pagar:

• Multas de estacionamiento para pagar
• Cuentas que pagar

Artículos que estoy esperando:

• Recibos por todo lo que ha comprado recientemente en caso de que decida regresar. Por ejemplo, si obtiene un paquete de Amazon, tira el albarán en este contenedor en caso de que los productos no funcionen y deba devolverlo. Lo mismo para otros paquetes que reciba.
• Recibos por todo lo que está esperando. Por ejemplo, si envió una factura a su compañía de seguros y está esperando el reembolso, se incluye en este archivo. Si devolvió algo y está esperando ver el reembolso en su extracto bancario o en la factura de mi tarjeta de crédito, aparece en esta casilla.

Puede dividir este archivo en más categorías, pero es más fácil simplemente arrojar todo en este cuadro y luego pasarlo una, dos o tres veces por semana. En ese momento puede reciclar o triturar todo lo que ya no necesita, archivar todo lo que pertenece en Archivo o Hogar y actuar a cualquier cosa que necesite ser respondida. El objetivo es mantener este archivo lo más pequeño posible.

Pero ... el truco es que tienes que pasar por este archivo al menos una vez a la semana, preferiblemente con más frecuencia. Recomiendo encarecidamente agregar esta tarea a su Rutina de organización semanal personal , de esta manera estará archivando y almacenando una cantidad relativamente pequeña de documentos una vez a la semana en lugar de