Cómo administrar su correo en 5 pasos

Aprender cómo administrar su correo es una tarea de organización sorprendentemente desalentadora porque no puede simplemente organizar visualmente el correo, debe leer y tocar cada documento para archivar o descartar. La mejor ruta para una administración sólida es reducir la cantidad de papel que ingresa a su hogar. Siga leyendo para saber cómo administrar el correo en cuatro pasos.

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  Tirar la basura

  Reduzca la cantidad de correo que recibe al detener el correo no deseado de afluencia.

  Juro que si alguna vez me pierdo, el catálogo de J Crew me encontrará primero. Reducir la cantidad de correo no deseado que recibe reducirá la cantidad de tiempo que pasa administrando su correo. Menos correo = menos tiempo.

  Bonificación: es bueno para el medioambiente

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  Programarla

  La mayoría de las personas clasifican por correo mientras caminan en la puerta después del trabajo y, a menudo se detienen en el medio para guardar su abrigo o centrar su atención en lo que es la cena. Resista el impulso de administrar el correo hasta que tenga el tiempo y la atención para realizar esta tarea.

  Razones:

  1. Si ordena en la puerta, es probable que no esté preparado para administrar su correo en ese momento. Necesita las herramientas correctas (a continuación) y la atención para decidir cómo usar o descartar cada pieza.
  2. Nunca toque un trozo de papel más de una vez si no tiene demasiado. Esto es lo que hace que la gestión del papel sea tan exhaustiva: ¡tiene que leerla cada vez! Espere hasta que esté listo para administrar y descartar.

  Programe tiempo cada día o una vez a la semana para organizar su correo.

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  Herramientas

  Tenga las herramientas adecuadas para descartar, reciclar o responder a su correo.

  Nada especial, pero tenga a mano lo siguiente:

  1. Trituradora: cualquier cosa con información de identificación más allá de su nombre y dirección se debe triturar inmediatamente.
  2. Papelera de reciclaje : la mayoría del correo puede reciclarse inmediatamente (piense en: cupones, volantes, anuncios).
  3. Sistema de archivo y calendario : para el correo electrónico debe tomar medidas de inmediato o en el futuro.

  Por "a mano", realmente quiero decir a mano. No tenga su trituradora y papelera de reciclaje en habitaciones separadas. Administro mi correo sobre la papelera de reciclaje y la trituradora, y luego traigo el correo que necesito para pasar a mi escritorio donde tengo mi calendario y un sistema de archivo de escritorio configurado. Recomiendo un archivador de escritorio separado, así como un archivador archivador para la organización del correo.

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  Establecer un sistema

  Hay 3 'juegos finales' para cada pieza de correo:

  1. Acción - Correo que necesita para actuar de inmediato o eventualmente. Este tipo de correo se dividirá en otras categorías como archivo / referencia, respuesta, acción, etc.
  2. Reciclar : correo basura que no tiene valor para usted y no contiene información de identificación más allá de su nombre.
  3. Triturar : cualquier pieza de correo que tenga información de identificación más allá de su nombre y dirección. Esto incluiría los números de seguro social, las fechas de nacimiento, las ofertas de tarjetas de crédito, etc. ¿No está seguro de si debe reciclar o triturar? Vea qué triturar y lea más sobre el robo de identidad: cómo protegerse del robo de identidad.

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  Síguelo

  De algunas maneras me aseguro de seguir así:

  • Todos los Black Friday (es el día después del Día de Acción de Gracias) mientras todos los demás están fuera de compras, reúno todos los catálogos que ya no quiero recibir y los llamo para cancelarlos.
  • Siga la rutina de organización semanal , donde administramos el correo semanalmente.
  • Puede leer más sobre cómo administro el correo diariamente.