Cómo priorizar sus tareas

Entonces, usted tiene todas estas cosas que hacer todos los días y su lista de tareas pendientes está llena. ¿Cómo sabe qué hacer primero, segundo y tercero?

Casi todos sienten que tienen demasiado que hacer y muy poco tiempo para hacerlo. A menudo, esa sensación abrumada proviene de la incapacidad de priorizar todas esas tareas aparentemente urgentes. Si cree que su lista de cosas por hacer es cada vez más larga y usted ni siquiera sabe por dónde empezar, a continuación le mostramos cómo identificar, evaluar y priorizar sus tareas.

1. Haz una lista

Antes de intentar clasificar sus obligaciones en orden de importancia, tómese el tiempo para compilar una lista completa de todo lo que necesita o desea lograr. Divida su lista en secciones para diferentes tipos de tareas. Estas categorías podrían incluir:

Tareas diarias o semanales

Estas son tareas cotidianas que pueden ser personales ( planificación de comidas y compras de comestibles ) o relacionadas con el trabajo (reunión semanal del equipo). Si ya sigue una rutina diaria , estará familiarizado con estas tareas; si no lo hace, este es un buen momento para crear uno. Lo que incluye puede variar: algunas personas no verán la necesidad de recordarse a sí mismas para consultar el correo electrónico o comprar comestibles, pero otros apreciarán los recordatorios estructurados para realizar ciertas acciones en determinados momentos o en determinados días.

Tareas con fechas límite

Estos, obviamente, deben hacerse antes de una fecha específica y requieren preparación de antemano. Los ejemplos pueden ser un trabajo escolar que se debe entregar en tres semanas o una fiesta que está planeando para dentro de seis meses.

Este tipo de tareas, a menudo llamadas proyectos, se pueden dividir en componentes más pequeños, por ejemplo, "escribir en papel" puede dividirse en leer los libros relevantes, organizar notas, escribir un bosquejo, escribir un primer borrador, y así en.

Tareas recurrentes

Estos no ocurren en una frecuencia diaria o semanal, pero tampoco son proyectos de una sola vez.

Las tareas recurrentes podrían incluir citas con el dentista o hacer sus impuestos trimestrales.

Tareas necesarias, automotivadas

Estas son tareas o proyectos que usted sabe que tiene que hacer, pero nadie lo va a hacer. Raramente, si alguna vez, tienen un límite de tiempo incorporado. Piense en mejorar el sitio web de su pequeña empresa o en encontrar un nuevo proveedor de atención primaria.

Tareas automáticas, no necesarias

Estas son las actividades más agradables que, sin embargo, tienden a quedarse en el camino a medida que otras tareas más obviamente necesarias las desplazan. Piense en leer por placer o en pasatiempos.

Tareas de algún día

Estas tareas se quedan en la parte inferior de su lista de tareas o en el fondo de su mente, pero por lo general no tienen que hacerse pronto o nunca. Ejemplo: pinta tus radiadores.

2. Organiza tu lista

Una vez que haya enumerado todo, puede averiguar qué hacer primero y organizar su agenda. (Cómo lo hace físicamente, en una hoja de papel, un planificador , una aplicación, un calendario en línea o de otro modo) importa menos que usted elija un método que funcione para usted y que utilice.) Aquí hay algunos criterios pensar sobre:

Urgente o importante

Todas las tareas se pueden clasificar en una de cuatro categorías. Las tareas urgentes e importantes se deben hacer primero, tan pronto como sea posible; tareas urgentes pero no importantes se pueden delegar si es posible, pero si no, su agenda debe incluir suficiente flexibilidad y tiempo adicional para acomodarlas cuando aparecen; las tareas importantes pero no urgentes deben planificarse con suficiente antelación para que no sean urgentes; Las tareas que no son ni importantes ni urgentes pueden eliminarse potencialmente, aunque si las disfruta, se deben trabajar en su horario para que no se vean desplazadas por obligaciones más exigentes.

Evaluar valor

Puedes juzgar el valor de una tarea de varias maneras. Uno podría ser si otras personas se ven afectadas y qué tan importantes son para usted (la aprobación de su jefe y el bienestar de los niños que dependen de usted son más importantes que, por ejemplo, las opiniones de un grupo de extraños que usted acordó para unirse a una reunión.) También puede asignar un alto valor a las tareas que se vean amortizadas a largo plazo, o que simplemente encuentre gratificante.

Una referencia que probablemente encontrará al leer sobre la priorización de tareas es la regla 80-20 o Principio de Pareto, que establece que el 80% de los efectos provienen del 20% de las causas. Esto puede o no ser cierto para usted, pero es un buen recordatorio para identificar en qué está gastando realmente el tiempo y cuáles de sus esfuerzos están dando sus frutos.

Tiempo y flexibilidad

Un horario de funcionamiento permite cambios y reconoce las limitaciones de tiempo. Sea realista al priorizar y planificar sus días. En caso de duda, sobreestime el tiempo que tomará una tarea determinada.

Si se deben realizar dos tareas al mismo tiempo, elegir con qué comenzar depende de cómo trabaje mejor. Algunas personas prefieren sacar la tarea más simple del camino para concentrarse en la más compleja; otros se sentirán tranquilos si comienzan primero con la tarea más difícil y obtienen una parte o la totalidad antes de continuar. Recuerde que no tiene que realizar una tarea o proyecto de principio a fin antes de pasar al siguiente, a menos que, por supuesto, encuentre que trabajar de esa manera aumenta su productividad.

Limite sus tareas obligatorias diarias a tres como máximo. El día también puede incluir tareas más pequeñas que son más rutinarias o de menor importancia o urgencia, pero la carga en las tareas principales probablemente genere estrés y desilusión.

Recuerde que las prioridades pueden cambiar: si su jefe necesita que haga algo ahora, es probable que su prioridad anterior sea reducida a la segunda. Esa es una razón más para construir más tiempo en su agenda para permitir flexibilidad.

3. Tareas de lote

Las tareas de procesamiento por lotes son una de las maneras más efectivas y eficientes de realizar esas tareas fastidiosas y de hacer todo el tiempo. El procesamiento en lotes simplemente significa que usted trabaja en el mismo tipo de tarea una y otra vez antes de cambiar a otra cosa. El primer paso es identificar las tareas que realiza una y otra vez y luego configurar un flujo de trabajo simple para que las siga. Luego, aborda esas tareas al mismo tiempo usando ese flujo de trabajo.

El procesamiento por lotes requiere completar tareas similares que requieren recursos similares en "lotes" para mejorar la eficiencia y la productividad. Estos son algunos ejemplos:

• Pague todas sus cuentas al mismo tiempo
• Abra todo su correo una vez a la semana y actívelo en lugar de dejar que se acumule cada día y nunca llegar a él

El procesamiento por lotes le permite entrar en un ritmo haciendo la misma tarea una y otra vez, de modo que no tenga que perder el tiempo averiguando las instrucciones o lo que debe hacer a continuación.

4. Eliminar tareas

Una vez que haya enumerado todas sus tareas y las haya ordenado, de lo más importante a lo menos, quedará claro qué tareas se encuentran en la parte inferior de la lista. A veces se pueden delegar a otra persona, pero si eso no es posible, debe decidir si programar el horario para ellos o eliminarlos.

Puede tener tareas en su lista que no tiene que hacer o incluso querer hacer, pero se sintió presionado para agregarlas en algún momento (ir al gimnasio, asistir a un club de lectura). Estas pueden eliminarse por completo.

Finalmente, es posible simplemente tener demasiado por hacer: si no puede hacer todo, evalúe su carga de trabajo para determinar si necesita más práctica para priorizar o si debe decirle a alguien que ya no puede continuar haciendo una cierta tarea.