Si necesita mover su negocio , el mejor lugar para comenzar a planificar cómo empacar y mover es aquí. La clave para una mudanza exitosa es construir alianzas que puedan ayudar a motivar y coordinar al resto del personal de la oficina.
Planifica el movimiento
Crea una línea de tiempo que te permita todas las etapas necesarias de tu mudanza. Tendrá que discutir esto con el resto de su equipo de mudanza o con los gerentes y supervisores para asegurarse de que sea factible.
Para una oficina pequeña, necesitará al menos tres meses para prepararse y para una oficina mediana a grande, por lo menos de seis a ocho meses. La clave es comenzar lo más temprano posible.
El siguiente paso es recopilar toda la información en el nuevo espacio. Trate de obtener los planos o el diseño del piso para que pueda identificar los componentes clave, como enchufes eléctricos, espacio de almacenamiento, etc. y lo más importante, determinar el nuevo diseño de la oficina. También es una buena idea tener un plan de disposición general para su espacio actual para que pueda comparar los dos; Si hay áreas en la oficina actual que no funcionan, identifíquelas para que se puedan resolver en su nuevo espacio.
También haga una lista de posibles problemas con el nuevo espacio, como un área de recepción más pequeña o menos área de almacenamiento o quizás un espacio abierto más grande que puede requerir más cubículos o paredes temporales. Puede ser necesario contratar carpinteros o pintores si es necesario construir o pintar muros.
Es posible que se haya solucionado cuando se adquirió el nuevo espacio, pero solo asegúrese de que no se requiera ninguna construcción adicional o cambios cosméticos antes de la mudanza.
Reúna a su equipo
Para oficinas medianas y grandes, designe (o solicite voluntarios) a alguien de cada departamento o división para coordinar su área particular.
Podría asignarse al supervisor o gerente del departamento, que luego puede garantizar que cada empleado asuma la responsabilidad de empacar su escritorio, archivos y artículos personales. Para oficinas más pequeñas, puede estar solo. De ser así, identifique algunas personas clave que puedan ayudar a coordinar el traslado.
Su equipo también puede ayudar a identificar problemas actuales con el espacio antiguo y proporcionar posibles soluciones para la nueva oficina. Es una gran manera de incorporar otros puntos de vista y lograr un consenso en el movimiento si algunos no están muy entusiasmados con el cambio.
Tener reuniones regulares
En su agenda, establezca reuniones periódicas y asegúrese de que los empleados reciban las notificaciones de los detalles de la reunión y de que todos sepan lo que deben hacer para empacar su oficina o área de trabajo . Es importante mantener a todos informados para limitar cualquier preocupación o inquietud; mudarse es estresante para todos los involucrados, especialmente si las decisiones no se están comunicando.
Determine su presupuesto
Si tiene un monto de presupuesto específico asignado para su mudanza, será importante identificar los costos antes de contratar a los transportistas, o incluso antes de empacar la primera caja.
Asignar tareas
Haga que su comité de mudanzas cree una lista de tareas que deben completarse y asegúrese de que se agreguen a la línea de tiempo / cronograma.
Es posible que necesite proveedores de servicios especializados, como instaladores de líneas telefónicas o especialistas en redes informáticas. Pregunte a cada gerente o supervisor de departamento qué se requiere de su área. Asegúrese de que las áreas comunes estén cubiertas, como el área de recepción, el vestíbulo y las áreas de almacenamiento.
Una de las tareas más críticas es contratar a los motores . Hay compañías de mudanzas que se especializan en mudanzas de oficinas. Solo asegúrese de hacer su investigación, hacer las preguntas correctas y hacer que la empresa vaya a su oficina para evaluar su traslado. Al igual que cualquier mudanza familiar, debe asegurarse de que la empresa sea confiable y de que reciba el mejor servicio al costo. Esta tarea puede asignarse a unas pocas personas, cada una llamando a compañías específicas y luego comparando notas. Comience temprano para asegurarse de obtener el mejor precio posible.
Hacer una lista de contactos
Deberá asegurarse de que todas las personas con las que hace negocios, tanto proveedores como clientes, sepan que se está mudando.
Es una buena idea asignar esta tarea a una sola persona para supervisarla. Notificar a los clientes y clientes requiere comunicaciones específicas sobre dónde se mudará y cómo operará la empresa durante la mudanza. Dicha información es esencial para garantizar que sus clientes no vayan a otro lado para obtener sus servicios.