Lista de notificaciones para su mudanza
Mover una oficina es complicado. Con tantas cosas que hacer, es fácil pasar por alto tareas más pequeñas pero vitales. Para mantener su oficina en buen camino, use la siguiente guía de la lista de verificación que asegurará que nada quede sin hacer.
También revise una lista de tareas sencillas para ayudar a su oficina a mudarse.
Notificar a las empresas y clientes del movimiento
La siguiente lista detallada de notificaciones se puede usar junto con el artículo Actualizar información comercial antes de mudarse.
Usados juntos, encontrarás que has cubierto todas tus bases.
También debe informarles a sus clientes si cerrará durante el traslado o reducirá sus horas. Este será un aviso crítico para asegurar que los clientes no se sientan frustrados si su puerta está bloqueada. Saber de antemano que estará abierto para el negocio le ahorrará muchas llamadas telefónicas y el cliente acudirá a su competencia para obtener servicio. En otras palabras, informe a sus clientes sobre su plan para atenderlos durante la transición.
Clientes y Clientes
Es una buena idea informar a su base de clientes sobre la mudanza primero, preferiblemente al menos un mes antes de que se produzca la mudanza. Proporcione información sobre la nueva ubicación, ya sea enviando una carta formal o un correo electrónico con un mapa adjunto o adjunto a todos en la base de datos de su compañía. O en el caso de una tienda minorista, colocar un mapa y un letrero de notificación en la puerta principal y proporcionar un pequeño folleto con cada compra.
Publique la información en su página web con instrucciones fáciles de seguir y cualquier detalle que mantenga a sus clientes regresando; esto podría incluir una venta de "mudanza" o una fiesta de inauguración oficial.
Proveedores de servicios, proveedores y agencias gubernamentales
Notifique a los servicios y proveedores que su empresa utiliza regularmente.
Puede incluir una impresora, un servicio de mensajería, una tienda de suministros de oficina o un proveedor de servicios de Internet.
Bancos y seguros
Los bancos requerirán notificación anticipada; Tendrá que cambiar la dirección en los cheques de la empresa, luego imprimir los cheques, notificar a las compañías de tarjetas de crédito y a cualquier otra institución financiera o proveedor de servicios. Puede decidir que su empresa se beneficie al transferir cuentas comerciales de un banco a otro o de una sucursal a otra; hable con su representante bancario sobre los servicios disponibles en la nueva ubicación / vecindario.
Las compañías de seguros también deben ser notificadas temprano. Tendrán que evaluar el nuevo espacio y proporcionarle una nueva estimación, si corresponde. Este es un buen momento para hablar con su aseguradora sobre el seguro de mudanzas y lo que necesitará para garantizar que su oficina esté protegida.
Cambiar mensajes telefónicos entrantes
Además de actualizar la información de la empresa y los materiales de mercadotecnia, hay otras formas en que puede garantizar que el público se entere de la próxima mudanza. Agregue una notificación al servicio de contestador / correo de voz que indique la fecha del traslado, a dónde se muda y cómo podría afectar el servicio. También brinde información de contacto para aquellos clientes que puedan tener inquietudes específicas.
Haga que los empleados también cambien su línea directa de correo de voz de la oficina con información sobre la mudanza y la nueva dirección. Una vez más, es una manera fácil de recordar a los contactos sobre la mudanza e informar a los que no están en la base de datos de contacto del cambio.
Cambia tu línea de firma
Agregar un aviso en la línea de firma de correo electrónico para todos los empleados garantiza que cada correo electrónico que se envíe recordará al destinatario el próximo movimiento. Esta es una excelente forma de llegar a personas que no están en la lista de contacto de la empresa.
Correspondencia saliente del sello
Compre un sello rojo que indique "Nota nueva dirección"; los sellos generalmente se pueden comprar en una tienda de suministros de oficina. Sello con membrete actualizado para garantizar que los destinatarios sean conscientes del cambio de dirección. Tenga en cuenta que este paso de notificación puede no ser aplicable hasta que se complete el traslado.
Teléfono
Esta debe ser la primera utilidad que contacte sobre su mudanza; desea asegurarse de que su empresa permanezca abierta durante la mudanza o de que haya la menor interrupción posible. Informe a la compañía telefónica cuando se mude y solicite que los teléfonos estén instalados y listos para operar en la nueva ubicación el día anterior a su fecha de mudanza, solo para garantizar que el sistema esté en funcionamiento en la fecha de mudanza.
Pídale a la compañía que configure un sistema de devolución de llamada vigente el día de su mudanza. Si su empresa está cambiando los números de teléfono, solicite que se agregue un aviso a su número anterior para informarles a las personas que llaman sobre el cambio de número de teléfono. Una vez que se haya mudado, es una buena idea llamar a su número anterior para asegurarse de que el servicio esté en su lugar. Asegúrese también de que su nuevo número comercial y dirección se actualicen en la siguiente guía telefónica y directorio.
Oficina postal, correo electrónico y cuentas de redes sociales
Notifique a la oficina de correos de su mudanza y haga los arreglos necesarios para que se envíe el correo durante unos meses después de la mudanza. Como se indicó anteriormente, agregue un aviso de movimiento a las líneas de firma de los empleados antes de la mudanza y luego de la mudanza también; Después de la mudanza, la firma debe solicitar al destinatario que anote el cambio de dirección y la información de contacto.
Además, las empresas regulares de mensajería que recogen y entregan también deben ser notificadas del cambio de dirección y cualquier cambio en los servicios.