No olvide estas tareas
Prepararse para mudarse a una oficina o negocio puede ser mucho más complicado que mudar un hogar. La preparación es clave y garantizar que todo en su lista esté completo es esencial. Use esta lista de comprobación rápida como una guía para mantener su empresa en marcha.
Determine un marco de tiempo y un horario
Su marco de tiempo debe ser lo primero que haga. Establezca la fecha en que todo debe estar fuera del espacio de la oficina, que es su fecha final de mudanza.
Probablemente necesites unos días para mudarte, dependiendo de la cantidad de material que tengas que mover. Trabaja hacia atrás desde tu fecha de mudanza y haz una lista de todas las cosas que debes hacer antes de que lleguen los camiones.
Asignar tareas y configurar un comité de mudanza si es necesario
Es una buena idea involucrar al personal en el traslado temprano . Un comité de mudanzas no solo puede ayudarlo a organizar y planear la mudanza, sino también a facilitar la transición para el resto del personal. Haga que el comité revise todas las tareas y asigne roles según sea necesario. A medida que la jugada avanza, es probable que deba agregar tareas a la lista y, a medida que lo haga, asegúrese de asignar tareas también; hay demasiado que hacer para hacerlo todo usted mismo.
Configurar un plan de comunicaciones interno y externo
Un plan de comunicación interno asegurará que los empleados estén informados de los planes móviles mientras que un plan externo mantendrá a sus clientes y proveedores actualizados sobre sus actividades comerciales durante la mudanza para que pueda mantener su negocio en funcionamiento durante la transición.
Movers de alquiler
Al igual que cualquier movimiento, contratar buenos motores toma tiempo y debe ser una de las primeras tareas en su lista. Haga que un miembro del personal desarrolle una lista de al menos cinco empresas de mudanzas, luego asegúrese de investigarlas exhaustivamente antes de contratarlo . Determine el presupuesto, obtenga presupuestos y compare los servicios entre las empresas de mudanzas para decidir cuál contratar.
Contratar empacadores profesionales
Si su presupuesto de mudanza puede ayudar a contratar empacadores profesionales , hágalo. Esto le ahorrará a usted y a sus empleados tener que empacar áreas de la oficina que son comunes y, a menudo, los espacios más difíciles de empacar y mover. A los empleados se les puede pedir que empaquen sus escritorios u oficinas, ya que también les da la oportunidad al personal de limpiar sus espacios y deshacerse de cosas que no necesitan para moverse.
Crear un nuevo plan de oficina y diseño
Aquí es donde su comité de mudanzas será realmente útil. Siempre es difícil mudarse a un nuevo espacio, pero cuando tienes que descubrir hacia dónde van todos y todo, lleva mucho tiempo. Asegúrese de saber dónde se colocará cada mueble y cada empleado se sentará. Cuanto más detallado sea el plan, mejor.
Habla con tus proveedores actuales
Mover una empresa puede significar cambiar de proveedor de servicios. Verifique sus contratos y luego decida si se quedará con sus proveedores actuales o si considerará el cambio. Tendrá que determinar qué necesitará el nuevo espacio en términos de líneas telefónicas e infraestructura de red. Hable con su nuevo propietario y vendedores para asegurarse de que sabe lo que necesita el nuevo espacio para que no haya un vacío en el servicio.
Cualquier equipo que esté arrendando, comuníquese con el distribuidor para notificarlo acerca de la mudanza y la mejor manera de llevar su equipo a la nueva ubicación.
Mantenga a los empleados actualizados e informados
Un movimiento puede ser difícil para los empleados . Puede significar un cambio en la forma en que viajan y si su viaje es ahora más largo que antes del traslado. Si se muda a un espacio más pequeño, el personal debe saber cómo se asignarán las oficinas y cómo se verá su nuevo espacio. Los empleados deben ser informados en cada paso del proceso. Trate de mantener un horario en movimiento en el tablero de anuncios de la cocina u otro espacio común para que la gente pueda ver cómo están progresando las cosas y qué se espera de ellos como empleados.